Office and Travel Manager

Die FRIENDSHIP SYSTEMS AG ist ein weltweit erfolgreich agierendes Unternehmen im Bereich des Computer Aided Engineering.

Dabei orientieren wir uns an hohen sozialen und ökologischen Standards und treiben Inno­vationen, auch durch unsere Teilnahme an internationalen Forschungs- und Entwicklungsprojekten, kontinuierlich voran.

Wir sind ein internationales und begeisterungsfähiges Team, das sich mit viel Spaß in die täglichen Herausforderungen stürzt. Das große Engagement unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter soll durch SIE unterstützt werden. Ihre hohe Serviceorientierung und Ihre gewissenhafte Arbeitsweise machen unseren weiteren Erfolg erst möglich. Daher suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Teilzeit für 20 Stunden pro Woche bei flexibler Arbeitszeitgestaltung eine/n

Office and Travel Manager (w/m/d)

Abwechslungsreich und komplex – Ihr Verantwortungsbereich ist vielfältig:

  • Office Management
  • Planung und Buchung der Geschäftsreisen für das Team (inkl. Erstellen der Reisekosten- und Spesenabrechnungen)
  • Vorbereitende Buchhaltung (z.B. eingehende Rechnungen auf ihre Richtigkeit prüfen)
  • Proaktive Unterstützung des Vorstands (Terminplanung, Reisen, Priorisierung externer Anfragen)
  • Erster Ansprechpartner für Besucher, Gäste und Lieferanten (ob telefonisch, schriftlich oder persönlich)
  • Pflege von Verträge der Mitarbeiter*innen, sowie Neueinstellungen vorbereiten und koordinieren
  • Koordination von Dienstleistern (z.B. Versicherungen, Büro- und Verbrauchsmaterialien, Reinigung, Strom, Wasser etc.)
  • Pflege des angenehmen Arbeitsumfelds (Pflanzen, Einrichtung etc.)
  • Planung und Organisation von Meetings, Firmenevents und internationalen Konferenzen
  • Administrative Unterstützung des Customer Relationship Managements

Ihr Profil:

  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium (z.B. Betriebswirtschaft, Touristik, Marketing), Berufserfahrung im Office Management (inkl. Reiseplanung)
  • Erfahrung in der vorbereitenden Buchhaltung
  • Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Ausgeprägtes Organisationstalent
  • Strukturierte, selbstständige und teamfähige Arbeitsweise
  • Gute Ausdrucksweise, freundlicher Umgang sowie sehr gute Teamfähigkeit
  • Zuverlässig, verantwortungsbewusst, hoher Qualitätsanspruch

Wir freuen uns auf Ihre vollständigen Bewerbungs­unter­lagen, die Sie bitte per Email an office@friendship-systems.com oder per Post an FRIENDSHIP SYSTEMS, Benzstr. 2, 14482 Potsdam, senden.

Für weitere Informationen besuchen Sie uns auf www.friendship-systems.com sowie www.caeses.com