Office Management (w/m/d)
Teilzeit ab sofort (20 bis 30 Stunden/Woche) | Flexible Arbeitszeitgestaltung
Die FRIENDSHIP SYSTEMS AG ist ein weltweit erfolgreich tätiges Unternehmen im Bereich Computer Aided Engineering (CAE). Wir stehen für hohe soziale und ökologische Standards und treiben Innovationen durch unsere Beteiligung an internationalen Forschungs- und Entwicklungsprojekten kontinuierlich voran.
Als internationales und engagiertes Team begegnen wir unseren täglichen Herausforderungen mit Begeisterung und Teamgeist. Zur Unterstützung unseres weiteren Erfolgs suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine zuverlässige und serviceorientierte Persönlichkeit im Office Management (w/m/d) in Teilzeit in Potsdam Babelsberg.
Abwechslungsreich und komplex – Ihr Verantwortungsbereich ist vielfältig:
- Organisation und Koordination des Büroalltags vor Ort
- Erste:r Ansprechpartner:in für Besucher:innen, Gäste und Lieferanten – telefonisch, schriftlich, online oder persönlich
- Administrative Unterstützung der Geschäftsführung
- Unterstützung im Finanzbereich sowie vorbereitende Buchhaltung
- Abwicklung von Eingangsrechnungen (Erfassung, Prüfung, Zahlung), Kontrolle der Kreditkartenabrechnungen inkl. Belegarchivierung sowie Übermittlung relevanter Unterlagen an das Steuerbüro (DATEV)
- Operative Unterstützung im HR-Bereich:
- Betreuung der Personaladministration: Pflege von Mitarbeiterverträgen und Personaldaten, Begleitung von On- und Offboarding-Prozessen, Erfassung von Fehl- und Urlaubstagen
- Koordination externe Dienstleister (z.B. Versicherungen, Büro- und Verbrauchsmaterialien, Energieversorgung etc.)
- Pflege und Weiterentwicklung des angenehmen Arbeitsumfelds (Pflanzen, Einrichtung etc.)
- Gelegentliche Planung und Organisation von Meetings, Firmen- und Teamevents
Ihr Profil:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Ausgeprägtes Organisationstalent und strukturierte Arbeitsweise
- Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Sicherer Umgang mit den gängigen MS Office Anwendungen
- Selbstständige, verantwortungsbewusste und teamübergreifende Arbeitsweise
- Freundliches Auftreten, sehr gute Kommunikationsfähigkeit und hohe Serviceorientierung
Was wir bieten:
- Sehr flexible und familienfreundliche Arbeitszeitgestaltung in einem dynamischen und international operierenden Unternehmen
- Wertschätzende Unternehmenskultur mit Wohlfühlatmosphäre
- Einarbeitungsphase durch erfahrene Kollegin
- Unbefristete Festanstellung in einer zukunftsstarken Branche
- Möglichkeiten zum Mobilen Arbeiten
- Option auf Job-Rad Leasings
- Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge
Haben wir Ihr Interesse geweckt?
Wir freuen uns auf Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen, die Sie bitte per Email an office@friendship-systems.com senden.
Für weitere Informationen besuchen Sie uns auf www.friendship-systems.com sowie www.caeses.com